Digitalisaation edellytykset

Suo­mi on jo nyt yksi maa­il­man kär­ki­mais­ta jul­ki­sis­sa säh­köi­sis­sä pal­ve­luis­sa ja suo­ma­lai­sil­la on myös tut­ki­tus­ti EU-mai­den pa­ras digi­o­saa­mi­nen.

Suo­mel­la on siis mai­ni­ot edel­ly­tyk­set digi­loik­kaan. Di­gi­ta­li­saa­tio vaa­tii kui­ten­kin or­ga­ni­saa­ti­oil­ta ja hen­ki­lös­töl­tä jat­ku­vaa uu­dis­tu­mis­ta jo­kai­sel­la toi­min­nan ta­sol­la.

Di­gi­ta­li­saa­ti­on edel­ly­tyk­set ovat toi­min­nal­li­sia, osa-alu­ei­ta läpi­leik­kaa­via muu­tos­tar­pei­ta, joi­den to­teut­ta­mi­nen tu­kee edel­li­sen lu­vun lin­jaus­ten to­teut­ta­mis­ta.

Di­gi­ta­li­saa­ti­o­lin­jaus­ten me­nes­tyk­se­käs to­teut­ta­mi­nen vaa­tii tu­ek­seen usei­ta muu­tok­sia ny­kyi­ses­sä joh­ta­mi­ses­sa, toi­min­nas­sa ja osaa­mi­ses­sa sekä yh­den­ver­tais­ten pal­ve­lu­jen tuot­ta­mi­ses­sa.

Johtaminen ja ohjaus

Joh­ta­mi­nen ja oh­jaus kä­sit­tää stra­te­gi­sen ja ope­ra­tii­vi­sen joh­ta­mi­sen, stra­te­gi­an jal­kaut­ta­mi­sen käy­tän­nön työ­hön sekä so­vit­tu­jen ta­voit­tei­den saa­vut­ta­mi­sen seu­raa­mi­sen ja oh­jaa­mi­sen.

Di­gi­ta­li­saa­ti­on hyö­dyn­tä­mi­nen edel­lyt­tää joh­ta­mi­sel­ta uu­dis­tu­mis­ta mo­nel­la ta­sol­la. Di­gi­ta­li­saa­tio on huo­mi­oi­ta­va hal­lin­non­alan ja or­ga­ni­saa­ti­oi­den stra­te­gi­ois­sa kes­kei­se­nä muu­tos­te­ki­jä­nä.

Joh­dol­la tu­lee olla nä­ke­mys niis­tä joh­ta­mi­seen ja toi­min­taan liit­ty­vis­tä konk­reet­ti­sis­ta ke­hi­tys­koh­teis­ta, jot­ka uu­dis­te­taan di­gi­ta­li­saa­ti­on avul­la. Joh­don tu­lee aset­taa uu­dis­tus­ten ta­voit­teet or­ga­ni­saa­ti­ol­le ja työn­te­ki­jöil­le.

Ta­voit­tei­den tu­lee pe­rus­tua mi­tat­ta­viin tu­lok­siin. Joh­don tu­lee si­tou­tua toi­min­nan uu­dis­ta­mi­seen ja muu­tos­ten joh­ta­mi­seen.

Tu­los­oh­jauk­ses­sa pi­tää olla vel­voit­tei­ta myös no­pe­as­ti saa­vu­tet­ta­vis­ta hyö­dyis­tä, mikä toi­saal­ta edel­lyt­tää oi­kea-ai­kais­ta ti­lan­ne­ku­vaa ke­hi­tys­toi­men­pi­tei­den edis­ty­mi­ses­tä.

Ta­voit­tei­den aset­ta­mi­ses­sa ei tule mää­ri­tel­lä yk­si­tyis­koh­tai­sia kei­no­ja, jot­ta asi­a­kas­läh­töi­ses­sä ke­hi­tyk­ses­sä par­haak­si ha­vai­tut rat­kai­sut voi­daan to­teut­taa ket­te­räs­ti. Toi­min­to­jen on­nis­tu­nut uu­dis­ta­mi­nen edel­lyt­tää, että koko hal­lin­non­alan di­gi­ta­li­saa­ti­o­ta oh­ja­taan ko­ko­nai­suu­te­na.

Kun ta­voit­tee­na on or­ga­ni­saa­ti­oi­den ja hal­lin­non­a­lo­jen ra­jat ylit­tä­vät pal­ve­lut ja rat­kai­sut tu­lee myös ra­hoi­tuk­sen muut­tua. Yk­sit­täi­sen or­ga­ni­saa­ti­on ra­hoi­tuk­sen si­jaan ra­hoi­tus­ta tu­lee va­ra­ta yh­teis­ten pal­ve­lu­jen to­teut­ta­mi­seen.

Ke­hi­tys­hank­kei­den oh­jaus, seu­ran­ta ja ra­por­toin­ti pi­tää uu­dis­taa tu­ke­maan di­gi­ta­li­saa­ti­on ket­te­rää hyö­dyn­tä­mis­tä. Hank­kei­den joh­ta­mi­ses­sa tu­lee hyö­dyn­tää yh­teen­toi­mi­via di­gi­taa­li­sia suun­nit­te­lu- ja seu­ran­ta­vä­li­nei­tä.

Huo­not hank­keet pi­tää lo­pet­taa no­pe­as­ti ja ot­taa op­pia niis­sä teh­dyis­tä vir­heis­tä. Tar­vi­taan taho, jol­la on man­daat­ti ja roh­keut­ta teh­dä tar­vit­ta­vat pää­tök­set.

Hank­kei­den oh­jauk­sen tu­lee olla vuo­ro­vai­kut­teis­ta ja tar­vit­ta­es­sa ylä­ta­son ta­voit­tei­ta (esi­mer­kik­si tu­los­oh­jaus) pi­tää voi­da päi­vit­tää hank­kees­sa teh­ty­jen ha­vain­to­jen pe­rus­teel­la. Ke­hit­tä­mis­hank­kei­ta tu­lee tu­lee oh­ja­ta koko hal­lin­non­alan näkö­kul­mas­ta ja poik­ki­hal­lin­nol­li­ses­ti sekä to­teut­taa  mah­dol­li­suuk­sien mu­kaan hal­lin­non­ra­jat ylit­tä­väs­sä yh­teis­työs­sä.

Di­gi­ta­li­saa­ti­on uu­dis­tus­ten to­teut­ta­mi­nen edel­lyt­tää joh­ta­mis­ta­po­jen ja osaa­mi­sen ke­hit­tä­mis­tä. Joh­ta­mi­sen läpi­nä­ky­vyyt­tä ja ket­te­ryyt­tä pi­tää pa­ran­taa. Pää­tös­ten hyö­dyt tu­lee pys­tyä konk­re­ti­soi­maan ja vies­ti­mään sel­ke­äs­ti. Hen­ki­lös­tö tu­lee osal­lis­taa pää­tök­sen­te­koon mah­dol­li­sim­man ai­kai­ses­sa vai­hees­sa.

Joh­ta­jien oh­jauk­sen, mit­ta­rei­den ja pal­kit­se­mi­sen pi­tää kan­nus­taa asi­a­kas­läh­töi­syy­teen, muu­tos­val­miu­teen ja ko­kei­lui­hin.

Joh­ta­jien osaa­mi­nen ja sii­hen liit­ty­vät vaa­ti­muk­set on päi­vi­tet­tä­vä huo­mi­oi­maan di­gi­taa­li­saa­ti­on aset­ta­mia haas­tei­ta ja mah­dol­li­suuk­sia. Eri­tyi­siä pai­no­pis­tei­tä ovat muu­tos­joh­ta­mi­sen ja val­men­ta­van joh­ta­mi­sen osaa­mi­nen. Joh­ta­mi­sen on tu­et­ta­va työn­teon moni­muo­toi­suut­ta, ku­ten au­to­no­mis­ten tii­mien toi­min­taa ja ket­te­rää ke­hit­tä­mis­tä.

Toimintakulttuuri, rakenteet ja osaaminen

Toi­min­ta­kult­tuu­ril­la, ra­ken­teil­la ja osaa­mi­sel­la tar­koi­te­taan hal­lin­non­alan työ­yh­tei­sön toi­min­taa, hal­lin­non­alan or­ga­ni­saa­ti­oi­den ra­ken­teel­li­sia muo­to­ja ja nii­den toi­mi­vuut­ta sekä hen­ki­lös­tön osaa­mis­ta ja sen ke­hit­ty­mis­tä.

Di­gi­ta­li­saa­ti­on näkö­kul­mas­ta tär­kei­tä ovat myös toi­mi­vat han­kin­ta­käy­tän­nöt. Il­man toi­min­ta­kult­tuu­rin ja ra­ken­tei­den uu­dis­tu­mis­ta di­gi­ta­li­saa­ti­on hyö­dyt jää­vät saa­vut­ta­mat­ta.

Asen­teet ja toi­min­ta­ta­vat tu­lee muut­taa ai­dos­ti käyt­tä­jä- ja asi­a­kas­kes­kei­sek­si sekä muu­tos­myön­tei­sek­si. Asi­a­kas­tar­pei­ta ja -pa­lau­tet­ta tu­lee kuun­nel­la jat­ku­vas­ti ja sii­hen pi­tää re­a­goi­da no­pe­as­ti. Toi­min­ta­ta­po­jen muu­tok­seen ja tie­don ja­ka­mi­seen tu­lee kan­nus­taa myös ta­voi­te­a­se­tan­nas­sa.

Toi­min­ta­ta­van muut­ta­mis­ta on myös ope­tel­ta­va. Pi­tää hy­väk­syä ko­kei­lu­kult­tuu­riin kuu­lu­va kes­ken­e­räi­syys ja sal­lia epä­on­nis­tu­mi­nen ko­kei­luis­sa. Ko­kei­lut tu­lee kä­si­tel­lä joh­don­mu­kai­ses­ti ja op­pia sekä on­nis­tu­mi­sis­ta että vir­heis­tä.

Hal­lin­non­alan toi­min­ta­ta­vat tu­lee uu­dis­taa tu­ke­maan di­gi­taa­li­sia käy­tän­tö­jä. Säh­köis­ten pal­ve­lu­jen on ol­ta­va luon­nol­li­nen osa pal­ve­lu­ket­jua.

Hal­lin­non­alan toi­min­ta­ta­po­jen osal­ta tu­lee pois­taa pääl­lek­käis­tä työ­tä, au­to­ma­ti­soi­da ru­tii­ni­työ­tä, pa­ran­taa vi­ran­o­mais­toi­min­nan tuot­ta­vuut­ta, ma­dal­taa or­ga­ni­saa­ti­o­ra­jo­ja, li­sä­tä re­surs­sien jous­ta­vaa hyö­dyn­tä­mis­tä ja asi­a­kas­läh­töis­tä ver­kos­to­mais­ta työs­ken­te­lyä sekä hyö­dyn­tää työn­te­ki­jöi­den vah­vuuk­sia.

Työn au­to­ma­ti­soin­nin ja jär­keis­tä­mi­sen myö­tä ai­kaa ja re­surs­se­ja sääs­tyy sekä va­pau­tuu moni­mut­kai­siin, asi­a­kas­kes­kei­siin ja luo­vuut­ta vaa­ti­viin teh­tä­viin. Työn­teon van­ho­ja ras­kai­ta ja köm­pe­löi­tä käy­tän­tö­jä tu­lee uu­dis­taa, esi­mer­kik­si työn seu­ran­ta- ja ra­por­toin­ti­käy­tän­tö­jen tu­lee tu­kea moni­muo­tois­ta työn­te­koa.

Di­gi­taa­lis­ten rat­kai­su­jen ke­hit­tä­mi­nen ja yllä­pito edel­lyt­tää eri ta­ho­jen yh­teis­työ­tä ja ver­kos­to­mais­ta työs­ken­te­lyä. Yh­teis­työn tu­ek­si tar­vi­taan ver­kos­to­mai­sen työs­ken­te­lyn oh­jaus- ja toi­min­ta­mal­le­ja yli or­ga­ni­si­aa­ti­oi­den ja hal­lin­non­alan ra­jo­jen. Pal­ve­lu­ja ke­hi­te­tään yh­teis­työs­sä asi­ak­kai­den kans­sa. Toi­mi­va vuo­ro­vai­ku­tus on tär­ke­ää myös han­kin­ta­me­net­te­lyn ke­hit­tä­mi­ses­sä.

Yh­teis­työn luon­nol­lis­ta syn­ty­mis­tä ja re­sur­soin­tia tu­lee hel­pot­taa luo­mal­la yh­tei­siä pro­ses­se­ja, luo­pu­mal­la tar­peet­to­mas­ta hie­rar­ki­as­ta ja hyö­dyn­tä­mäl­lä or­ga­ni­saa­ti­o­ra­jat ylit­tä­viä vir­tu­aa­li­tii­me­jä.

Li­säk­si on hyö­dyn­net­tä­vä yh­tei­siä re­surs­se­ja, ku­ten pro­jek­ti­pääl­li­köi­tä, han­kin­ta­o­saa­jia ja tie­don ana­ly­soi­jia. Osaa­mi­sen or­ga­ni­saa­ti­o­ra­jat ylit­tä­vään tun­nis­ta­mi­seen ja hyö­dyn­tä­mi­seen on luo­ta­va yh­tei­set sys­tee­mit.

Yh­teis­työ ja uu­den­lai­set pal­ve­lut edel­lyt­tä­vät myös uu­den­lais­ta, yh­teis­tä or­ga­ni­soi­tu­mis­ta.

Työn­te­ki­jöi­den osaa­mi­sen pi­tää vas­ta­ta di­gi­taa­li­sen ajan vaa­ti­muk­sia. Työn­te­ki­jöi­den si­säi­sen mo­ti­vaa­ti­on löy­tä­mi­nen ja sen hyö­dyn­tä­mi­nen muu­tok­sen aju­ri­na on oleel­lis­ta. Työn­te­ki­jän tu­lee myös näh­dä oman työn tu­lok­set, mitä hyö­ty­jä di­gi­ta­li­saa­tio tuo kan­sa­lai­sel­le ja kan­sa­lai­sen ar­keen. Työn­te­ki­jöil­lä on myös ol­ta­va mah­dol­li­suus vai­kut­taa ja ke­hit­tää.

Kan­nus­ti­mien tu­lee tar­jo­ta oi­kei­ta ke­hit­ty­mi­sen, it­sen­sä haas­ta­mi­sen ja osal­lis­ta­mi­sen mah­dol­li­suuk­sia. Hal­lin­non­a­lal­le tar­vi­taan uu­den­lais­ta osaa­mis­ta muun mu­as­sa pal­ve­lu­muo­toi­luun, di­gi­taa­li­sen tie­don hal­lin­taan ja ket­te­rään ke­hit­tä­mi­seen.

Myös han­ke­hal­lin­nan ja han­kin­to­jen osaa­mis­ta tar­vi­taan li­sää. Ul­koi­sen po­ten­ti­aa­lin löy­tä­mi­nen ja hyö­dyn­tä­mi­nen tu­lee olla mah­dol­li­sim­man help­poa ti­lan­teis­sa, jois­sa si­säis­tä osaa­mis­ta ei ole.

Di­gi­ta­li­saa­ti­on edel­ly­tys on yh­tei­nen koko­nais­ark­ki­teh­tuu­ri. Koko­nais­ark­ki­teh­tuu­ri ja sen hyvä hal­lin­ta mah­dol­lis­ta­vat yh­te­näi­sen or­ga­ni­saa­ti­o­ra­jat ylit­tä­vän ko­ko­nai­suu­den ke­hit­tä­mi­sen ket­te­räs­ti pie­nis­sä osis­sa. Hal­lin­non­a­lal­la on py­rit­tä­vä yh­tei­siin säh­köi­siin rat­kai­sui­hin ja tie­to­va­ran­toi­hin.

Yh­tei­sen ko­ko­nai­suu­den to­teut­ta­mis­ta hait­taa­via eril­lis­lain­sää­dän­nön es­tei­tä on pu­ret­ta­va. Jär­jes­tel­mä­ark­ki­teh­tuu­ris­sa tu­lee hyö­dyn­tää avoi­mia, skaa­lau­tu­via rat­kai­su­ja ja raja­pin­to­ja. Tie­to­tur­van ja poik­keus­ti­lan­teis­sa toi­mi­mi­sen on ol­ta­va luon­nol­li­nen osa hal­lin­non­alan koko­nais­ark­ki­teh­tuu­ria.

Han­kin­ta­me­net­te­lyi­hin tu­lee li­sä­tä jous­ta­vuut­ta ja nii­den tu­lee mah­dol­lis­taa mo­du­laa­ri­set han­kin­nat. Di­gi­taa­li­set rat­kai­sut tu­lee pys­tyä kil­pai­lut­ta­maan ny­kyis­tä ket­te­räm­min ja pie­nem­mis­sä pa­lois­sa, jot­ta pys­ty­tään tuot­ta­maan käyt­tä­jien tar­pei­siin vas­taa­via rat­kai­su­ja ny­kyis­tä pa­rem­min ja no­pe­am­min.

Näin vä­hen­ne­tään myös riip­pu­vuut­ta yk­sit­täi­sis­tä toi­mit­ta­jis­ta ja mah­dol­lis­te­taan uu­sien toi­mi­joi­den mu­kaan­tulo.

Yk­sit­täis­ten iso­jen han­kin­to­jen si­jaan käy­te­tään mah­dol­li­suuk­sien mu­kaan jous­ta­vam­pia han­kin­ta­muo­to­ja (esi­mer­kik­si avoi­mien kil­pai­lu­jen hyö­dyn­tä­mi­nen rat­kai­su­eh­do­tus­ten ke­hit­tä­mi­ses­sä).

Han­kin­to­jen läh­tö­koh­ta­na on raja­pin­to­jen avoi­muus ja avoi­meen läh­de­koo­diin pe­rus­tu­via rat­kai­su­ja hyö­dyn­ne­tään mah­dol­li­suuk­sien mu­kaan.

Ket­te­rien han­kin­to­jen ja toi­mit­ta­ja­hal­lin­nan on­nis­tu­mi­sen edel­ly­tys on riit­tä­vä osaa­mi­nen ja han­kin­ta­me­net­te­lyi­den tun­te­mus. Myös jul­kis­hal­lin­non han­kin­ta­me­net­te­ly­jä on ke­hi­tet­tä­vä ket­te­rim­mik­si.

Hal­lin­non­alan säh­köi­sis­tä rat­kai­suis­ta vas­taa­vien hen­ki­löi­den han­kin­ta­me­net­te­lyi­den osaa­mis­ta ke­hi­te­tään kou­lu­tuk­sin, tuki­ma­te­ri­aa­lein ja yh­teis­työs­sä mui­den jul­kis­hal­lin­non han­kin­ta­me­net­te­lyi­den osaa­jien kans­sa. Han­kin­to­jen yh­tey­des­sä ar­vi­oi­daan aina mah­dol­li­suu­det hal­lin­non­alan yh­teis­han­kin­toi­hin.

Yhdenvertainen palvelu

Yh­den­ver­tai­sel­la pal­ve­lul­la tar­koi­te­taan eri asi­a­kas­ryh­mien eri­tyis­piir­tei­den huo­mi­oi­mis­ta, jot­ta pal­ve­lut ovat kaik­kien saa­ta­vil­la. Di­gi­taa­lis­ten pal­ve­lu­jen ke­hit­tä­mi­ses­sä on huo­mi­oi­ta­va myös pal­ve­lui­den tar­jo­a­mi­nen kan­sa­lai­sil­le yh­den­ver­tai­ses­ti ajas­ta, pai­kas­ta, toi­min­ta- ja kom­mu­ni­koin­ti­ky­vys­tä, iäs­tä ja suku­puo­les­ta riip­pu­mat­ta.

Yh­den­ver­tai­nen pal­ve­lu var­mis­te­taan asi­ak­kaan tar­pee­seen pe­rus­tu­val­la ke­hit­tä­mi­sel­lä, jos­sa huo­mi­oi­daan kaik­ki asi­a­kas­ryh­mät eri­tyis­piir­tei­neen.

Kan­sa­lais­ten yh­den­ver­tai­sen pal­ve­lun näkö­kul­mas­ta tär­kein­tä on vas­ta­ta asi­ak­kaan tar­pei­siin, näh­dä asi­a­kas ko­ko­nai­suu­te­na ja huo­mi­oi­da pal­ve­lu­ko­ke­mus asi­ak­kaan näkö­kul­mas­ta eikä rat­kais­ta pel­käs­tään yk­sit­täis­tä on­gel­maa. Pal­ve­lui­den ke­hi­tyk­ses­sä tu­lee huo­mi­oi­da kaik­kien asi­a­kas­ryh­mien tar­peet.

Pal­ve­lui­den yh­den­ver­tai­suut­ta li­sä­tään ot­ta­mal­la käyt­tä­jät mu­kaan suun­nit­te­luun, ky­sy­mäl­lä kan­sa­lai­sil­ta, hyö­dyn­tä­mäl­lä pal­ve­lu­muo­toi­lua ja ko­ke­mus­a­si­an­tun­ti­joi­ta sekä käyt­tä­mäl­lä myös eri­tyis­ryh­mät tun­te­vien asi­an­tun­te­mus­ta.

Tu­lee luo­da ai­dos­ti asi­a­kas­kes­kei­nen pal­ve­lu­kult­tuu­ri, jos­sa toi­min­nan tuot­ta­vuus ei ole tär­kein mi­tat­ta­va kri­tee­ri, vaan mi­ta­taan enem­män esi­mer­kik­si asi­a­kas­hyö­ty­jä.

Eri asi­an­tun­ti­joi­den on au­tet­ta­va ja tu­et­ta­va kan­sa­lai­sia di­gi­taa­lis­ten pal­ve­lu­jen käy­tös­sä. Tar­vit­ta­es­sa asi­an­tun­ti­ja tuo pal­ve­lun kan­sa­lai­sen luok­se (esi­mer­kik­si koti­hoi­to).

Digi­neu­vo­ja myös ke­rää asi­ak­kaal­ta pa­lau­tet­ta ja käyt­tö­ko­ke­muk­sia, jot­ka voi­daan tar­vit­ta­es­sa vä­lit­tää suo­raan ke­hit­tä­jäl­le asti. On var­mis­tet­ta­va myös toi­sen puo­les­ta asi­oin­nin mah­dol­li­suus ja toi­mi­vuus.

Di­gi­taa­lis­ten pal­ve­lu­jen tu­ek­si on ol­ta­va  riit­tä­vä tek­ni­nen tuki ja verk­ko­jen kat­ta­vuus myös tie­to­lii­ken­ne­yh­teyk­sien niin sa­no­tuil­la kat­ve­a­lu­eil­la. Jos kan­sa­lai­sel­la ei ole säh­köi­siä vä­li­nei­tä, hän voi asi­oi­da siel­lä, mis­sä liik­kuu nor­maa­lis­ti (esi­mer­kik­si kaup­pa, kir­jas­to).

Di­gi­taa­li­sis­ta pal­ve­luis­ta tu­lee luo­da lisä­arvo käyt­tä­jäl­le, pal­ve­lut on saa­ta­va jo­kai­sen asi­ak­kaan omal­la kie­lel­lä no­pe­as­ti esi­mer­kik­si tar­jo­a­mal­la eri­lai­sia käyt­tö­liit­ty­miä eri­lai­sil­le käyt­tä­jä­ryh­mil­le. Myös eri­tyis­ryh­mil­le tu­lee tar­jo­ta uu­sia ja toi­mi­via di­gi­taa­li­sia pal­ve­lu­ja.

Kaik­kia pal­ve­lu­ja ei tar­vit­se di­gi­ta­li­soi­da. On ai­dos­ti näh­tä­vä asi­ak­kaan ja eri käyt­tä­jä­ryh­mien tar­peet ja mil­loin di­gi­taa­li­set pal­ve­lut tuo­vat asi­ak­kaal­le lisä­ar­voa. Toi­min­nan, pal­ve­lui­den ja tie­to­jär­jes­tel­mien on tu­et­ta­va toi­si­aan.